Rechnungserstellung für Zusatzleistungen

Neben klassischen Heilpraktikerleistungen bieten viele Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker Zusatzleistungen wie Coaching, Beratung oder präventive Gesundheitsberatung an. Diese Zusatzleistungen sind eine wertvolle Ergänzung Ihres Praxisangebots, da sie das Wohlbefinden Ihrer Patienten fördern und oft nicht von der traditionellen Krankenkassenmedizin abgedeckt werden. Doch bei der Abrechnung von Coaching- und Beratungsleistungen gibt es einige Besonderheiten zu beachten, insbesondere im Hinblick auf die Umsatzsteuerpflicht. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diese Zusatzleistungen korrekt in Rechnung stellen und welche gesetzlichen Vorschriften Sie beachten müssen.

1. Coaching und Beratung: Umsatzsteuerpflicht oder nicht?
Der wichtigste Unterschied bei der Abrechnung von Heilpraktikerleistungen und Zusatzleistungen wie Coaching oder Beratung betrifft die Umsatzsteuerpflicht.

• Heilpraktikerleistungen: Leistungen, die der Wiederherstellung, Erhaltung oder dem Schutz der Gesundheit dienen, sind nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei.
• Coaching und Beratung: Diese Leistungen sind in der Regel umsatzsteuerpflichtig, da sie oft keinen direkten medizinischen Zweck haben und somit nicht unter die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 14 UStG fallen.

Beispiel für umsatzsteuerpflichtige Zusatzleistungen:

• Life-Coaching oder Business-Coaching: Hier geht es nicht um medizinische Behandlungen, sondern um die persönliche oder berufliche Entwicklung des Patienten.
• Ernährungsberatung: Auch diese Leistung ist steuerpflichtig, es sei denn, sie ist Teil einer medizinisch notwendigen Behandlung.

Tipp: Es ist wichtig, dass Sie bei jeder Zusatzleistung prüfen, ob diese steuerpflichtig ist. Im Zweifel sollten Sie einen Steuerberater konsultieren.

2. Pflichtangaben auf der Rechnung für Coaching oder Beratung
Unabhängig davon, ob Ihre Zusatzleistungen umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht, muss jede Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Wichtige Angaben auf der Rechnung:

• Ihr Name und Ihre Anschrift: Vollständige Kontaktdaten Ihrer Praxis.
• Name und Anschrift des Patienten: Der Rechnungsempfänger muss eindeutig identifiziert werden.
• Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
• Rechnungsnummer: Jede Rechnung muss eine fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer haben.
• Leistungsdatum: Das Datum, an dem die Coaching- oder Beratungsleistung erbracht wurde.
• Detaillierte Leistungsbeschreibung: Eine genaue Beschreibung der erbrachten Leistung, z.B. „Business-Coaching, 60 Minuten“ oder „Ernährungsberatung, 90 Minuten“.
• Kosten pro Leistung und Gesamtsumme: Der Preis jeder einzelnen Leistung muss klar angegeben und die Gesamtsumme der Rechnung aufgelistet werden.
• Hinweis auf die Umsatzsteuerpflicht: Wenn die Leistung umsatzsteuerpflichtig ist, muss die Umsatzsteuer separat ausgewiesen werden, z.B. „19 % Umsatzsteuer“. Wenn die Leistung steuerfrei ist, sollten Sie dies vermerken (z.B. bei umsatzsteuerbefreiten Heilpraktikerleistungen).

3. Umsatzsteuer korrekt ausweisen
Wenn Ihre Zusatzleistung umsatzsteuerpflichtig ist, müssen Sie auf der Rechnung die Mehrwertsteuer (derzeit 19 % in Deutschland) ausweisen. Der Rechnungsbetrag teilt sich dann in den Nettobetrag und die Mehrwertsteuer auf.

• Nettobetrag: Das Entgelt für die Leistung ohne Umsatzsteuer.
• Mehrwertsteuer: Die berechnete Steuer (in der Regel 19 % des Nettobetrags).
• Bruttobetrag: Die Gesamtsumme, die der Patient zahlen muss.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie die Umsatzsteuer korrekt ausweisen, um späteren Problemen mit dem Finanzamt vorzubeugen. Wenn Sie regelmäßig umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen, kann es sinnvoll sein, auf die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) zu verzichten, um den Vorsteuerabzug nutzen zu können.

4. Sonderfälle: Teilweise umsatzsteuerpflichtige Rechnungen
Wenn Sie sowohl umsatzsteuerfreie Heilpraktikerleistungen als auch umsatzsteuerpflichtige Zusatzleistungen (z.B. Coaching) abrechnen, müssen Sie diese getrennt auf der Rechnung ausweisen.

5. Besondere Hinweise zur Kleinunternehmerregelung
Wenn Sie als Heilpraktiker die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG in Anspruch nehmen und im vorangegangenen Jahr weniger als 22.000 Euro Umsatz erwirtschaftet haben, sind Sie von der Umsatzsteuerpflicht befreit. In diesem Fall dürfen Sie keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen, auch nicht für Zusatzleistungen wie Coaching oder Beratung.

Hinweis für Kleinunternehmer:

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, fügen Sie Ihrer Rechnung folgenden Hinweis hinzu:
„Umsatzsteuerbefreit gemäß § 19 UStG“.

6. Aufbewahrungspflichten für Rechnungen
Unabhängig davon, ob Ihre Leistungen umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht, unterliegen Sie den allgemeinen Aufbewahrungspflichten. Das bedeutet, dass Sie alle Rechnungen, Belege und Buchführungsunterlagen 10 Jahre lang aufbewahren müssen. Dies gilt sowohl für papierbasierte als auch für digitale Rechnungen.

Tipp: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Rechnungen gut organisiert und sicher aufbewahrt werden. Dies ist nicht nur für Ihre Buchhaltung wichtig, sondern auch im Falle einer Steuerprüfung unerlässlich.

Die Rechnungserstellung für Zusatzleistungen wie Coaching oder Beratung erfordert besondere Aufmerksamkeit, da hier die Umsatzsteuerpflicht oft anders zu bewerten ist als bei klassischen Heilpraktikerleistungen. Wichtig ist, dass Sie genau zwischen steuerpflichtigen und steuerfreien Leistungen unterscheiden und die Umsatzsteuer korrekt ausweisen. Eine transparente und korrekte Rechnungsgestaltung vermeidet Missverständnisse mit Patienten und sorgt für rechtliche Sicherheit. Achten Sie auf alle Pflichtangaben und halten Sie sich an die gesetzlichen Vorschriften, um den Praxisalltag reibungslos zu gestalten.