So vermeiden Sie Streitigkeiten bei der Abrechnung
Eine klare und transparente Honorarvereinbarung ist essenziell, um spätere Missverständnisse oder gar Streitigkeiten bei der Abrechnung mit Patienten zu vermeiden. Als Heilpraktikerin oder Heilpraktiker erbringen Sie individuelle Leistungen, die in vielen Fällen von den Patienten direkt oder teilweise durch private Krankenversicherungen bezahlt werden. Ein gut formulierter Honorarvertrag schafft Klarheit über die Kosten und Konditionen und hilft Ihnen, sich rechtlich abzusichern. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Honorarvereinbarung richtig formulieren und welche wichtigen Punkte darin enthalten sein müssen, um eine faire und reibungslose Abrechnung zu gewährleisten.
1. Warum ist eine Honorarvereinbarung wichtig?
Eine Honorarvereinbarung bietet sowohl für Sie als auch für Ihre Patienten Transparenz über die erbrachten Leistungen und deren Kosten. Ohne eine klare Absprache können Missverständnisse entstehen, wenn beispielsweise eine private Krankenversicherung nicht den vollen Betrag erstattet oder der Patient von den Kosten überrascht ist. Mit einer schriftlichen Honorarvereinbarung können Sie solchen Situationen vorbeugen.
Vorteile einer Honorarvereinbarung:
- Transparenz für den Patienten: Der Patient weiß genau, welche Kosten auf ihn zukommen und wie die Abrechnung erfolgt.
- Rechtliche Absicherung für den Heilpraktiker: Eine schriftliche Vereinbarung schafft eine solide Grundlage, um eventuelle Streitigkeiten rechtlich abzusichern.
- Vermeidung von Erstattungsproblemen: Der Patient wird im Voraus über mögliche Erstattungsprobleme mit seiner Versicherung informiert und weiß, dass er für die Kosten verantwortlich ist, unabhängig von der Erstattungshöhe.
- Vermeidung von Zahlungsausfällen: Klar formulierte Zahlungsbedingungen helfen dabei, Zahlungsausfälle zu verhindern, da der Patient die Bedingungen von Anfang an kennt.
2. Inhalte einer Honorarvereinbarung
Damit Ihre Honorarvereinbarung rechtssicher ist und den Bedürfnissen Ihrer Praxis entspricht, sollte sie alle wesentlichen Aspekte der Leistungs- und Kostenvereinbarung enthalten. Hier sind die wichtigsten Punkte, die in einer Honorarvereinbarung aufgeführt sein sollten:
a) Vertragsparteien
Name und Anschrift des Heilpraktikers: Vollständige Angaben zu Ihrer Praxis.
Name und Anschrift des Patienten: Stellen Sie sicher, dass die Angaben zum Patienten korrekt und vollständig sind.
b) Leistungsbeschreibung
Konkrete Leistungen: Beschreiben Sie die voraussichtlichen Leistungen, die im Rahmen der Behandlung erbracht werden. Dies können z.B. Anamnesen, Diagnosen, Therapien oder Beratungen sein.
Gebührenordnung für Heilpraktiker (GebüH): Falls Sie sich an der Gebührenordnung für Heilpraktiker (GebüH) orientieren, sollten Sie dies hier klarstellen. Wenn Sie abweichende Preise berechnen, muss dies ebenfalls in der Vereinbarung stehen.
Beispiel: „Die Behandlung erfolgt auf Grundlage der GebüH. Abweichungen davon sind möglich und werden dem Patienten vor der Behandlung mitgeteilt.“
c) Kosten und Abrechnungsmodalitäten
Honorarsätze: Geben Sie an, welche Kosten pro Sitzung oder Behandlungseinheit anfallen. Achten Sie darauf, diese klar zu formulieren, um Verwirrungen zu vermeiden.
Beispiel: „Für die Erstanamnese wird ein Honorar von 90,00 Euro erhoben. Folgebehandlungen werden mit 60,00 Euro pro Stunde berechnet.“
Verbindlichkeit des Honorars: Weisen Sie darauf hin, dass das vereinbarte Honorar unabhängig von der Erstattungsfähigkeit durch private Krankenversicherungen gilt.
Beispiel: „Das vereinbarte Honorar ist unabhängig von der Höhe der Erstattung durch private Krankenversicherungen vom Patienten in voller Höhe zu begleichen.“
d) Zahlungsbedingungen
Zahlungsfrist: Legen Sie fest, bis wann der Patient die Rechnung begleichen muss. Üblich sind Fristen von 7 bis 14 Tagen nach Rechnungsstellung.
Beispiel: „Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt der Rechnung zu begleichen.“
Zahlungsmöglichkeiten: Geben Sie an, welche Zahlungsmethoden akzeptiert werden (z.B. Überweisung, Barzahlung).
e) Erstattungsprobleme
Hinweis auf mögliche Erstattungsprobleme durch die Krankenversicherung: Informieren Sie den Patienten klar und verständlich darüber, dass er das finanzielle Risiko trägt, wenn seine private Krankenversicherung nicht alle Kosten erstattet. Dies vermeidet späteren Ärger, wenn die Erstattung niedriger ausfällt als erwartet.
Beispiel: „Der Patient ist darüber informiert, dass die private Krankenversicherung oder Beihilfe die Kosten möglicherweise nicht in vollem Umfang übernimmt. Unabhängig von der Erstattung durch die Versicherung bleibt der Patient verpflichtet, die Rechnung vollständig zu begleichen.“
f) Terminabsagen und Stornobedingungen
Absagefristen: Legen Sie fest, wie lange im Voraus der Patient einen Termin absagen muss, ohne dass ihm Kosten entstehen.
Beispiel: „Sollte der Patient einen Termin nicht wahrnehmen können, ist dieser spätestens 24 Stunden vor dem Termin abzusagen. Bei kurzfristigen Absagen wird ein Ausfallhonorar in Höhe von 50 % des Sitzungshonorars berechnet.“
Stornogebühren: Falls der Patient den Termin nicht rechtzeitig absagt, können Sie eine Stornogebühr erheben. Diese Gebühr sollte in der Honorarvereinbarung klar definiert sein.
g) Unterschrift des Patienten
Verbindlichkeit: Damit die Honorarvereinbarung rechtlich verbindlich ist, muss der Patient diese vor Beginn der Behandlung unterschreiben. Nur so ist gewährleistet, dass beide Parteien die Bedingungen anerkennen.
3. Vorlagen und Muster für Honorarvereinbarungen
Um sich die Erstellung einer Honorarvereinbarung zu erleichtern, können Sie Vorlagen oder Musterverträge verwenden, die speziell für Heilpraktiker entwickelt wurden. Diese Vorlagen enthalten bereits alle wesentlichen Punkte, die eine rechtssichere Honorarvereinbarung benötigt, und können individuell auf Ihre Praxis angepasst werden.
Tipp: Achten Sie darauf, dass die Vorlagen aktuell sind und den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Es kann sinnvoll sein, die Honorarvereinbarung von einem Rechtsanwalt oder Steuerberater prüfen zu lassen, um sicherzugehen, dass sie allen rechtlichen Bestimmungen entspricht.
4. Häufige Fehler bei Honorarvereinbarungen und wie Sie sie vermeiden
Damit Ihre Honorarvereinbarung nicht nur formell korrekt, sondern auch praxisgerecht ist, sollten Sie einige häufige Fehler vermeiden:
a) Unklare Formulierungen
Missverständnisse entstehen oft durch ungenaue oder missverständliche Formulierungen. Vermeiden Sie vage Angaben und sorgen Sie dafür, dass der Patient genau versteht, welche Leistungen erbracht und welche Kosten berechnet werden.
b) Fehlende Informationen zu Erstattungsproblemen
Viele Streitigkeiten entstehen, wenn der Patient davon ausgeht, dass seine Versicherung die Kosten vollständig übernimmt, dies aber nicht der Fall ist. Stellen Sie sicher, dass Sie den Patienten im Vorfeld ausreichend über mögliche Erstattungsprobleme informieren und dies schriftlich festhalten.
c) Keine klare Regelung zu Terminabsagen
Wenn Sie keine klare Regelung zu Terminabsagen in der Honorarvereinbarung festhalten, laufen Sie Gefahr, bei kurzfristigen Absagen auf den Kosten sitzen zu bleiben. Definieren Sie eine klare Frist für Absagen und erläutern Sie, welche Gebühren bei Nichteinhaltung anfallen.
5. Rechtssicherheit und Schutz vor Streitigkeiten
Eine gut formulierte Honorarvereinbarung schützt Sie nicht nur vor Zahlungsausfällen, sondern sorgt auch dafür, dass Sie sich rechtlich absichern, falls es zu Streitigkeiten kommt. Sollte ein Patient die Zahlung verweigern oder Unstimmigkeiten bezüglich der Kosten auftreten, bietet die schriftliche Vereinbarung eine klare Grundlage, auf die Sie sich berufen können.
Tipp: Lassen Sie Ihre Honorarvereinbarung regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen rechtlichen Vorgaben entspricht. Gerade bei Änderungen der Gebührenordnung oder der Rechtsprechung sollten Anpassungen vorgenommen werden.
Eine gut formulierte Honorarvereinbarung ist der Schlüssel zu einer transparenten und reibungslosen Abrechnung in Ihrer Heilpraktikerpraxis. Sie schafft Klarheit über die zu erwartenden Kosten, sorgt für rechtliche Absicherung und hilft, Missverständnisse mit Patienten zu vermeiden. Durch klare Formulierungen zu Leistung, Preis, Erstattungsfragen und Terminabsagen stellen Sie sicher, dass Ihre Patienten von Anfang an über alle Bedingungen informiert sind und spätere Streitigkeiten vermieden werden. Mit einer solchen Vereinbarung können Sie sich auf Ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren: die Behandlung Ihrer Patienten.
