Welche Angaben sind Pflicht?
Die Rechnungserstellung ist ein zentraler Bestandteil des Praxisalltags für Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker. Auch wenn Heilpraktiker in der Regel von der Umsatzsteuer befreit sind, gibt es dennoch gesetzliche Vorgaben, die bei der Erstellung von Rechnungen unbedingt beachtet werden müssen. Eine korrekt ausgestellte Rechnung schützt nicht nur vor rechtlichen Problemen, sondern erleichtert auch die Abwicklung mit Privatpatienten und Krankenkassen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Angaben auf einer Rechnung für Heilpraktiker Pflicht sind und worauf Sie besonders achten sollten.
1. Vollständiger Name und Anschrift des Heilpraktikers
Auf jeder Rechnung muss der vollständige Name und die Anschrift der Heilpraktikerin oder des Heilpraktikers angegeben werden. Dies ist notwendig, um den Absender der Rechnung eindeutig identifizieren zu können. Verwenden Sie hier den Namen Ihrer Praxis, sofern Sie unter einem Praxisnamen tätig sind, oder Ihren eigenen Namen, falls Sie als Einzelperson auftreten.
2. Name und Anschrift des Patienten
Auch die vollständigen Angaben des Rechnungsempfängers, also des Patienten, müssen auf der Rechnung enthalten sein. Dazu gehören der Vor- und Nachname sowie die vollständige Anschrift. Diese Angaben sind notwendig, um den Rechnungsempfänger eindeutig zu identifizieren und um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt zugestellt wird.
3. Datum der Leistungserbringung
Ein weiteres Pflichtfeld auf der Rechnung ist das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde. Es muss deutlich gemacht werden, wann genau die Behandlung stattgefunden hat. Falls die Behandlung an mehreren Tagen durchgeführt wurde, können Sie entweder das letzte Behandlungsdatum oder den Zeitraum der erbrachten Leistung angeben. Dies erleichtert auch den Patienten oder deren Versicherung die Zuordnung der Leistungen.
4. Beschreibung der erbrachten Leistungen
Eine präzise Beschreibung der erbrachten Leistungen ist unverzichtbar. Die bloße Angabe von „Heilpraktikerleistungen“ reicht nicht aus. Es muss genau aufgeführt werden, welche Behandlung oder Therapie durchgeführt wurde. Dazu gehören Angaben wie Art der Behandlung (z.B. Anamnese, Akupunktur, Osteopathie) und gegebenenfalls die Dauer der Behandlung. Eine detaillierte Beschreibung hilft den Patienten, den Umfang der Leistungen besser nachzuvollziehen und erleichtert eine etwaige Einreichung bei der Krankenkasse.
5. Rechnungsbetrag und Aufschlüsselung der Kosten
Der Rechnungsbetrag muss deutlich ausgewiesen und nachvollziehbar sein. Hierbei sollten Sie die Kosten pro Leistung oder Sitzung aufschlüsseln und die Gesamtsumme der Rechnung angeben. Achten Sie darauf, dass Ihre Preise klar verständlich und nachvollziehbar sind. Falls Sie nach der Gebührenordnung für Heilpraktiker (GebüH) abrechnen, sollten Sie dies ebenfalls auf der Rechnung vermerken. Die GebüH bietet zwar keine rechtliche Grundlage, wird aber häufig zur Orientierung verwendet.
6. Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 Nr. 14 UStG
Heilpraktikerleistungen sind in Deutschland gemäß § 4 Nr. 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) von der Umsatzsteuer befreit. Um dies korrekt zu dokumentieren, sollten Sie auf der Rechnung einen entsprechenden Hinweis aufnehmen. Eine übliche Formulierung lautet: „Gemäß § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfreie Leistung.“ Dieser Hinweis ist wichtig, da er verdeutlicht, dass keine Umsatzsteuer erhoben wird und die Leistungen demnach steuerfrei sind.
7. Rechnungsdatum
Das Rechnungsdatum muss ebenfalls auf der Rechnung angegeben werden. Dies gibt an, wann die Rechnung erstellt wurde und ist insbesondere für die Einhaltung von Zahlungsfristen relevant. Das Rechnungsdatum ist auch notwendig, um zu dokumentieren, wann die Leistungserbringung in Rechnung gestellt wurde.
8. Rechnungsnummer
Jede Rechnung muss eine eindeutige Rechnungsnummer haben. Diese muss fortlaufend und einmalig vergeben werden, um jede Rechnung klar zuzuordnen und eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten. Die Rechnungsnummer hilft Ihnen, die Rechnungen intern nachzuvollziehen und ist auch im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt notwendig.
9. Zahlungsfristen und Bankverbindung
Es ist sinnvoll, auf der Rechnung eine Zahlungsfrist anzugeben, z.B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum.“ Dies schafft Klarheit und vermeidet Missverständnisse über den Zeitraum, in dem die Rechnung zu begleichen ist. Geben Sie außerdem Ihre Bankverbindung oder andere Zahlungsmöglichkeiten an, um dem Patienten die Zahlung zu erleichtern.
10. Hinweise zur Aufbewahrungspflicht
Nach dem Patientenrechtegesetz und der Abgabenordnung sind Heilpraktiker verpflichtet, Rechnungen für einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren aufzubewahren. Dies gilt sowohl für digitale als auch für papierbasierte Rechnungen. Patienten sollten ebenfalls auf die Aufbewahrungspflicht ihrer Rechnungen hingewiesen werden, insbesondere falls sie die Rechnungen bei Krankenkassen einreichen.
Die Erstellung einer korrekten und rechtskonformen Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein Zeichen von Professionalität und Seriosität. Mit den oben genannten Pflichtangaben stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen allen rechtlichen Anforderungen entsprechen und Ihre Patienten problemlos ihre Leistungen abrechnen können. Indem Sie die gesetzlichen Vorgaben beachten und klar strukturierte Rechnungen ausstellen, schaffen Sie Transparenz und sorgen für eine reibungslose Abwicklung in Ihrer Praxis.
